Lysten driver det frivillige værk

Jens Buch Johansen Landsforeningen Leave a Comment

At arbejde med frivillige kræver organisation, klar kommunikation og et glimt i øjet. Det siger Smukfest i Skanderborgs medhjælperkoordinator.

Af Henrik Lomholt Rasmussen

Tillid, tydelighed samt tæft for at spotte den enkeltes motivation, interesse og forventninger. Det er nøgleord, når man arbejder med frivillige ifølge Ulla Lund, medhjælperkoordinator for SmukFest – også kendt som Danmarks Smukkeste Festival – i Skanderborg.

”Og så er det vigtigt, at man som leder skaber en positiv stemning blandt de frivillige ved at møde dem med et smil og have armene over hovedet i stedet for at være bekymret og have løftede pegefingre. Det hele skal ikke være fis og ballade, men man kan sagtens give beskeder og instrukser i en positiv tone,” siger Ulla Lund.

De seneste 15 år har hun været med til at organisere arbejdet for festivalens frivillige. Dem var der sidste år 13.000 af fordelt på en række hold ledet af 260 såkaldte formænd. Store tal i forhold til antallet af frivillige i Natur & Ungdom.

Klar opbygning
Alligevel mener Ulla Lund, at mange af hendes erfaringer kan overføres til en grøn forening med 1.500 medlemmer. For uanset om man har med 10, 100 eller tusindvis af frivillige at gøre, gælder det om at planlægge og strukturere arbejdet.

”Det er vigtigt, at organisationen er klart opbygget, så de frivillige ved, hvor de hører til. Samtidig skal den enkelte kende sine opgaver, så vedkommende kan sige ’Det der er ikke min opgave’ og ikke går død i en hel masse uoverskueligt arbejde,” påpeger Ulla Lund.

Klare kommunikationsveje spiller også en stor rolle, så hver frivillig både ved, hvem han eller hun skal henvende sig til, samt hvem den ’overordnede’ videregiver beskeder til. Og omvendt.

”Når man som jeg sidder centralt på festivalens kontor, skal man ikke tro, at man i et snuptag når ud til samtlige frivillige, når der eksempelvis skal udsendes et medlemsblad. Det er vigtigt, at mellemlederne er med til at formidle og dele informationen videre til medhjælperne. Min opgave er derfor også at sørge for at vores formænd er godt klædt på til at videregive vigtig information,” siger Ulla Lund.

Vokser med ansvaret
Derfor gælder det om få fat i ildsjælene, som tænder på at styre en opgave. Uanset om det gælder organiseringen af et toilethold på SmukFest eller om at planlægge og afvikle en aktivitet i en Natur & Ungdom-naturklub.

Ulla Lund understreger, at formænd og ledere skal mestre kunsten at kunne videregive deres gejst og engagement til de øvrige frivillige.

”Derfor nytter det ikke at trække noget ned over hovedet på folk og eksempelvis sætte en til at arbejde med IT, hvis vedkommende tænder på at lave mad over bål,” fastslår Ulla Lund.

Bed om hjælp
Evnen til som leder at kunne uddelegere opgaver og erkende egne begrænsninger er en anden væsentlig faktor.

”Hvis man for eksempel ikke lige kan få formuleret et nyhedsbrev i en positiv tone, gælder det om at kunne bede en anden om hjælp,” siger Ulla Lund.

Og så er der forventningsafstemningen. Her gælder det gamle ord om, at ærlighed varer længst.

”Man skal ikke lokke folk i en fælde. Eksempelvis duer det ikke at sige, at en opgave ikke vil tage ret lang tid, hvorpå man så midt i processen bliver nødt til at sige, at arbejdet faktisk vil tage to uger i stedet for en uge. Så hellere lægge kortene på bordet og fortælle, at arbejdet kommer til at tage tid, men at det bliver sjovt,” forklarer Ulla Lund.

Masser af tillid
Hun ved også, at man ikke skal være nærig med at udvise tillid.

”Jo mere man uddelegerer opgaver og viser en tro på, at de frivillige kan magte en opgave, jo mere løfter de den,” siger Ulla Lund.

Hun medgiver, at det ikke altid er en smuk fest at arbejde med frivillige. Blandt andet fordi der kan opstå konflikter. De løses bedst med åbenhed.

”Svesken skal på disken. Man skal altid høre begge parters version af historien og eventuelt invitere til et trepartsmøde, hvor man selv optræder som mægler. Det giver ofte en ny version af sagen. Det kan være grænseoverskridende at tale om konflikter, men det er vigtigt ikke at være bange for dem,” fastslår Ulla Lund.

Berøringsangst duer heller ikke, når det handler om at sige farvel til en frivillig.

”Det sker heldigvis sjældent, men man kan komme ud for, at en person bare ikke passer på et hold. Måske på grund af vedkommendes væremåde eller mangel på evner til eksempelvis at arbejde med IT. Så skal man som leder på en blid måde kunne fortælle, at ’Du passer ikke her’ og sige farvel på en ordentlig måde,” siger Ulla Lund.

I år afvikles den 35. udgave af SmukFest 6.-10. august.

 

FAKTA

Smuk Fest
Begyndte i 1980 med 1.500 gæster som Skanderborg Festival.
I år forventes et gæsteantal på godt 52.000.
13.000 af dem vil være medhjælpere, der får en festivalbillet for at arbejde mellem 24 og 42 timer.
Afvikles altid i den anden weekend af august.
www.smukfest.dk

 

SIDEHISTORIER

Tre tips om frivillighed

Spred budskabet

Et vigtigt aspekt ved at arbejde med frivillige er rekrutteringen. Her handler det om fleksibilitet og åbenhed.

”Folk kan springe fra i sidste øjeblik på grund af sygdom, vejret eller noget helt tredje. Er uheldet ude, er der som regel altid en, der kender en, som vil springe til. Og så er Facebook et fantastisk redskab, hvis man skal have lukket et hul rimeligt hurtigt,” siger Ulla Lund, medhjælperkoordinator for SmukFest.

 

Husk at dele viden
At give sine erfaringer videre er vigtigt, når man arbejder med frivillige. Blandt andet fordi ulønnet arbejdskraft hurtigt kan forsvinde.

”Man kan blive sårbar som organisation, hvis en frivillig ikke giver sin viden videre. Derfor skal man understrege, at man ved at dele viden sikrer, at holdet kan nå endnu højere,” siger Ulla Lund, medhjælperkoordinator for SmukFest.

God mødedisciplin spiller også en stor rolle.

”For eksempel er det en god idé at tage referater af møder – det er praktisk og viser, at man tager planlægningen seriøst,” konstaterer Ulla Lund.

 

Skab sjove rammer

Frie forhold, fest og farver øger de frivilliges motivation og kreativitet. Det siger SmukFests medhjælperkoordinator Ulla Lund.

”Tag for eksempel vores skraldehold, som måske ikke har den sjoveste opgave på festivalen. Det kompenserer skraldefolkene blandt andet for ved at have lavet et fedt fællesområde med sofaer og en bar,” fortæller Ulla Lund.

Og i stedet for at vende mundvigene nedad, da man fandt ud af, at mange festivalgæster smed deres affald på jorden, fordi de ikke gad løfte låget på skraldespandene, brugte skraldefolkene deres fantasi.

”De afmonterede lågene og satte dem på siden af skraldebilerne, så de minder om vikingeskibe,” siger Ulla Lund.

Del artiklen

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.